El 99% de los clubes utilizan inteligencia artificial, para escribir correos, preparar documentos, analizar datos, generar carteles o buscar patrocinadores.
El problema es que empezar a usar IA es muy fácil, aunque usarla bien ya es otra cosa.
Hay errores que se repiten y que terminan provocando justo lo contrario de lo que necesitas: perder tiempo, duplicar trabajo y tener información repartida por todas partes.
Estos son 7 que intentaría evitar:
1. Usar tres cuentas gratuitas para no pagar una
Parece ahorro, pero no… Empiezas una conversación en una cuenta, alcanzas un límite y continúas en otra. La semana siguiente no recuerdas dónde estaba aquel análisis, aquel documento o aquella conversación importante, la IA tampoco porque pierde el contexto, es decir, la información acumulada y no aprende cómo trabajas.
2. Que cada persona del club utilice una IA diferente
Un coordinador usa ChatGPT, el otro Gemini, el director ahora dice que Claude es la mejor…
Individualmente les puede ir bien, pero a nivel de club, es un caos
Cada persona aprende una forma distinta de trabajar, los procesos no se pueden compartir fácilmente y formar al equipo se vuelve mucho más complicado.
No significa que haya que prohibir otras herramienta, pero elegir un ecosistema principal para el club y enseñar a todo el equipo a trabajar sobre una base común siempre será más eficiente.
3. Usar cuentas personales para gestionar información del club
Esto ocurre muchísimo, principalmente porque el club no les paga una cuenta o siquiera les crea una gratis a nombre del club.
Entonces cada entrenador, o incluso directivos, usan sus cuentas personal metiendo todo tipo de datos y documentos internos que estarían protegidos usando el plan de empresa que tienen disponible las plataformas como ChatGpt, Gemini, Claude, etc.
4. Darle información sensible sin pensar qué estás compartiendo
Aunque ningún otro club va a poder extraer la información que tu le subes a la IA, es conveniente preguntarse si los datos que estoy subiendo, son realmente necesarios para realizar el trabajo que le estoy pidiendo.
Hay un reglamento de datos y RGPD que cumplir, aunque la herramienta sea IA.
Consulta un especialista para más información.
5. Utilizar IA para acelerar un proceso que ya funciona mal
Este es especialmente importante.
Si para organizar un campus utilizas cinco Excel diferentes, recibes inscripciones por WhatsApp y luego alguien copia los datos manualmente…
Intentar automatizar ese procedimiento no arregla el problema, primero hay que ordenar el proceso. Después podemos preguntarnos qué parte puede hacer una persona, qué parte puede ejecutar la IA y qué podemos automatizar.
Hacer más rápido algo mal organizado sigue siendo hacerlo mal.
6. Confiar en la primera respuesta que te da la IA
La IA puede escribir con una seguridad espectacular algo incorrecto.
Se llaman técnicamente «alucinaciones» y aunque se han reducido muchísimo estos últimos años, conviene revisar la información en estos pasos
– Haz que revise su propia respuesta.
– Pídele fuentes, con link y contrasta los datos importantes.
– Y, cuando sea necesario, consulta al profesional correspondiente.
7. Intentar transformar todo el club en una semana
Después de una formación sobre IA suele ocurrir: salen emocionados, todo parece automatizable.
Comunicación, patrocinios, administración, metodología, datos, atención a familias…
Y empiezan quince proyectos a la vez. Dos meses después, están todos abandonados.
Es mucho mejor seleccionar dos o tres procesos que realmente quitan tiempo cada semana, mejorarlos y comprobar que funcionan.
Cuando estén asentados, se pasa al siguiente, la transformación de un club no es fruto de usar mucha IA, sino de incorporar mejores formas de trabajar y conseguir que se mantengan durante toda la temporada.
Resumiendo…
Un club puede tener ChatGPT, Gemini y veinte aplicaciones más y continuar siendo un caos. Otro puede utilizar dos herramientas, tener claros sus procesos y conseguir que cinco personas trabajen mucho mejor juntas.
La inteligencia artificial puede ayudarte muchísimo a profesionalizar tu club. Pero antes de preguntarte qué nueva herramienta probar esta semana, quizá merezca la pena hacer otra pregunta:
¿Estamos utilizando bien las que ya tenemos?